ePA nutzen: So entsteht echter Nutzen im Alltag

Die elektronische Patientenakte ist längst nicht mehr nur ein Zukunftsprojekt. Seit dem 1. Oktober 2025 müssen viele medizinische Einrichtungen die ePA für alle in ihre Versorgung integrieren. Gesetzlich Versicherte erhalten grundsätzlich automatisch eine ePA, sofern sie der Anlage nicht widersprechen. Damit verändert sich die Frage. Es geht nicht mehr nur darum, ob die ePA existiert.

Für Praxen und andere berechtigte Einrichtungen ist entscheidender:

Wann lohnt es sich, die ePA im konkreten Behandlungs- oder Versorgungsprozess tatsächlich zu nutzen?

Denn auch eine verfügbare digitale Akte bringt nur dann einen Vorteil, wenn die relevanten Informationen zur richtigen Zeit angesehen oder eingestellt werden.

Was ist die ePA für alle?

Die elektronische Patientenakte bündelt Gesundheitsinformationen digital. Je nach Berechtigung können Leistungserbringende im Behandlungskontext relevante Daten einsehen oder Informationen einstellen.

Bei gesetzlich Versicherten wird die ePA grundsätzlich durch die Krankenkasse bereitgestellt, sofern kein Widerspruch erfolgt. Zugriffsrechte und konkrete Nutzungsmöglichkeiten unterscheiden sich nach Berufsgruppe und Anwendungsfall. Deshalb sollte nicht jede Einrichtung davon ausgehen, dass sie automatisch dieselben Daten sehen oder bearbeiten darf wie eine Arztpraxis.

Die eigene Berechtigung muss separat betrachtet werden.

Vorteil 1: Vorhandene Informationen schneller finden

Ein typisches Problem im Gesundheitswesen lautet nicht, dass eine Information überhaupt nicht existiert. Sie liegt nur an einem anderen Ort. Vielleicht als Arztbrief in einer anderen Praxis. Als Befund aus einer Klinik. Als Medikationsinformation in einem weiteren System. Die ePA soll relevante Daten an einem zentralen Ort verfügbar machen.

Für berechtigte Behandelnde kann das bedeuten, dass Informationen anderer Leistungserbringer unmittelbar in die Versorgung einbezogen werden können. Das kann besonders bei neuen Patient:innen oder komplexeren Versorgungssituationen hilfreich sein.

Vorteil 2: Medikationsinformationen besser einordnen

Ein besonders konkreter Bestandteil der ePA ist die Medikationsliste. Die ePA kann verordnete und eingelöste Arzneimittel aus E-Rezept-Prozessen zusammenführen. Bei entsprechend berechtigten Berufsgruppen können diese Informationen die Einschätzung der aktuellen Versorgung unterstützen. Der Nutzen hängt wiederum von der jeweiligen Rolle ab.

Eine Apotheke benötigt andere Informationen als eine therapeutische Praxis oder Pflegeeinrichtung. Deshalb gilt auch hier: Nicht jede theoretisch vorhandene Information ist für jede Berufsgruppe automatisch relevant oder zugänglich.

Vorteil 3: Doppelarbeit vermeiden

Wenn ein aktueller Befund bereits vorhanden und zugänglich ist, muss er nicht zwangsläufig erneut auf anderem Weg angefordert werden. Das kann Rückfragen reduzieren und die Vorbereitung auf Behandlung oder Versorgung erleichtern. Die ePA verhindert nicht automatisch jede doppelte Untersuchung oder jeden Medienbruch. Sie schafft aber die Möglichkeit, vorhandene Informationen zunächst gezielt zu prüfen.

Das ist besonders dann wertvoll, wenn mehrere Leistungserbringer an einer Versorgung beteiligt sind.

Die ePA sollte nicht „auf Verdacht komplett gelesen“ werden

Ein häufiger Denkfehler lautet:

Wenn eine elektronische Akte vorhanden ist, müsse vor jeder Behandlung alles darin überprüft werden. So entsteht schnell ein zusätzliches Arbeitspaket. Hilfreicher ist eine konkrete Fragestellung. Beispielsweise:

• Gibt es einen relevanten aktuellen Befund?
• Welche Medikation ist dokumentiert?
• Liegt ein Krankenhausbericht vor?
• Gibt es Informationen, die für die aktuelle Behandlung relevant sind?

Die ePA wird damit nicht zum zusätzlichen Archiv, das routinemäßig vollständig durchsucht werden muss, sondern zu einer Informationsquelle für konkrete Versorgungssituationen.

Wer darf auf welche Daten zugreifen?

Die Berechtigungslogik ist ein zentraler Teil der ePA. Die gematik unterscheidet die Rechte verschiedener Leistungserbringergruppen und zeigt für einzelne Anwendungsfälle, ob Daten gelesen, erstellt, aktualisiert oder gelöscht werden dürfen. Für viele Zugriffe gilt der Behandlungskontext, sofern die versicherte Person nicht widersprochen hat. In anderen Fällen ist eine aktive Einwilligung erforderlich.

Für die Praxis bedeutet das:

Nicht von allgemeinen ePA-Aussagen auf die eigene Berufsgruppe schließen.

Vor Einführung eines konkreten Prozesses sollte geprüft werden, welche Rechte tatsächlich gelten.

Was bedeutet Behandlungskontext?

Bei vielen gesetzlich Versicherten kann ein berechtigter Leistungserbringer im Behandlungskontext auf die vorgesehenen ePA-Daten zugreifen, wenn kein Widerspruch vorliegt. Damit wurde der Zugang gegenüber älteren ePA-Modellen deutlich vereinfacht. Versicherte behalten dennoch Steuerungsmöglichkeiten und können beispielsweise der ePA insgesamt oder bestimmten Verarbeitungen widersprechen.

Für privat Versicherte gelten teilweise andere Zugriffswege; dort kann eine aktive Berechtigungsvergabe über die jeweilige ePA-App erforderlich sein.

Technisch verfügbar heißt nicht automatisch im eigenen System verfügbar

Ein wichtiger Punkt für den Alltag: Die ePA kann grundsätzlich bereitstehen und trotzdem im verwendeten Primärsystem noch nicht vollständig nutzbar sein. Die gematik weist etwa für Psychotherapiepraxen ausdrücklich darauf hin, dass TI-Anwendungen abhängig vom Praxisverwaltungssystem noch nicht überall vollständig nutzbar sein können. Deshalb gehören beim ePA-Einstieg drei Fragen zusammen:

1. Darf meine Berufsgruppe auf die benötigte Information zugreifen?
2. Unterstützt mein System diesen Prozess?
3. Wo finde ich die Funktion im Arbeitsablauf?

Erst wenn alle drei Punkte beantwortet sind, entsteht ein sinnvoller Use Case.

Drei Situationen, in denen sich der Blick in die ePA lohnen kann

Neue Patientin mit umfangreicher Vorgeschichte

Statt alle Informationen ausschließlich über Erinnerung, Papierunterlagen und Rückfragen zusammenzutragen, können berechtigte Behandelnde prüfen, welche relevanten Dokumente bereits vorliegen.

Versorgung nach Krankenhausaufenthalt

Wenn geeignete Entlass- oder Befundinformationen eingestellt wurden und Zugriff besteht, können sie die weitere Versorgung unterstützen.

Unklare Medikationssituation

Bei entsprechend berechtigten Berufsgruppen kann die elektronische Medikationsinformation helfen, den aktuellen Stand besser einzuordnen. Diese Situationen zeigen: Der Nutzen der ePA ist am größten, wenn eine konkrete Informationsfrage existiert.

ePA im Team einführen

Eine organisatorische Einführung muss nicht kompliziert sein. Klären Sie vier Dinge:

Wann schauen wir in die ePA?
Definieren Sie konkrete Situationen statt einer pauschalen Pflicht.

Wer benötigt Zugriff?
Berechtigungen und Rollen beachten.

Welche Informationen stellen wir ein?
Nur entsprechend der für Ihre Berufsgruppe geltenden Vorgaben.

Wie dokumentieren wir den Vorgang?
Der ePA-Prozess sollte zur bestehenden Fach- oder Praxissoftware passen.

Damit wird die ePA zu einem Bestandteil des Arbeitsablaufs statt zu einer zusätzlichen isolierten Anwendung.

Aktueller Stand 2026

Die ePA wird technisch kontinuierlich weiterentwickelt. Die gematik führt 2026 bereits die Ausbaustufe 3.1.3 ein; neue Funktionen werden schrittweise bereitgestellt. Deshalb ist bei einzelnen Funktionen Vorsicht mit pauschalen Aussagen geboten. Was heute technisch möglich ist, kann zusätzlich vom Sektor, Primärsystem und konkreten Softwarestand abhängen.

Für Einrichtungen lohnt sich deshalb mehr ein regelmäßiger Blick auf reale Nutzungsmöglichkeiten als auf langfristige Funktionsversprechen.

Fazit: Die ePA bringt Nutzen, wenn sie eine konkrete Frage beantwortet

Die elektronische Patientenakte wird nicht dadurch hilfreich, dass Mitarbeitende sie möglichst häufig öffnen. Ihr Wert entsteht, wenn eine relevante Information schneller dort ankommt, wo sie für die Versorgung gebraucht wird. Deshalb sollte der Einstieg nicht lauten:

„Ab jetzt nutzen wir die ePA bei jedem Kontakt.“ Sinnvoller ist:

„In welchen drei Situationen fehlen uns heute regelmäßig Informationen?“

Genau dort lohnt es sich, zu prüfen, ob die ePA den Prozess verbessern kann.

Quellen und weiterführende Informationen

• gematik: ePA für alle
• gematik: Informationen für Praxen
• gematik: ePA – Übersicht der Berechtigungen

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