TI-Anschluss einrichten: Möglichst ohne Ausfall

Ein technischer Termin mitten im Praxis- oder Einrichtungsbetrieb klingt zunächst wenig attraktiv. Patient:innen sind eingeplant, Mitarbeitende brauchen ihre Rechner und der normale Arbeitsalltag soll weiterlaufen. Deshalb gehört die Sorge vor Ausfallzeiten zu den naheliegendsten Fragen vor einer TI-Anbindung oder Umstellung.

Die gute Nachricht: Eine TI-Einrichtung lässt sich heute häufig per Fernwartung durchführen und so vorbereiten, dass große Teile des Betriebs weiterlaufen können. Aber: „Ohne Ausfallzeiten“ sollte nicht als Versprechen verstanden werden, dass es während der Einrichtung garantiert keinerlei Einschränkungen gibt.

Die gematik weist beim TI-Gateway ausdrücklich auf mögliche zeitliche Einschränkungen einzelner TI-Anwendungen hin.

Was passiert bei der Einrichtung?

Der genaue Ablauf hängt vom gewählten TI-Zugang und davon ab, ob eine Einrichtung neu angeschlossen oder von einem bestehenden Konnektor auf ein TI-Gateway umgestellt wird. Beim TI-Gateway erfolgt die Verbindung zu zentral betriebenen Highspeed-Konnektoren über eine sichere VPN-Verbindung. Typischerweise müssen unter anderem:

• Zugang eingerichtet,
• Kartenterminal angebunden,
• SMC-B eingebunden,
• Netzwerkverbindung geprüft,
• Primärsystem beziehungsweise relevante Zugänge kontrolliert,
• TI-Anwendungen getestet werden.

Welche Arbeitsschritte tatsächlich erforderlich sind, sollte der Anbieter vor dem Termin klären.

Kann die Einrichtung per Fernwartung erfolgen?

Beim TI-Gateway ist Fernwartung ein üblicher Einführungsweg. Die gematik empfiehlt dafür, die Fernwartung auf dem Rechner zu starten, an dem das Kartenterminal installiert ist. Das reduziert die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Termins. Trotzdem braucht es auf Seiten der Einrichtung eine erreichbare Person, die beispielsweise PIN-Eingaben vornehmen oder Rückfragen zu vorhandenen Systemen beantworten kann.

„Remote“ bedeutet deshalb nicht „vollständig ohne Beteiligung der Praxis“.

Welche Einschränkungen können auftreten?

Hier ist eine realistische Erwartung besonders wichtig. Laut gematik kann der PC, auf dem die Inbetriebnahme durchgeführt wird, während dieser Zeit nicht für die Patientenversorgung verwendet werden.

Andere Arbeitsplätze können grundsätzlich weiter genutzt werden. Gleichzeitig kann es zeitweise Einschränkungen bei TI-Anwendungen wie KIM, E-Rezept oder ePA und gegebenenfalls beim Einlesen elektronischer Gesundheitskarten geben. Für eine Praxis bedeutet das:

Die Einrichtung muss nicht zwangsläufig komplett schließen. Der Installationstermin sollte aber trotzdem bewusst eingeplant werden.

Der größte Hebel liegt vor dem Installationstag

Viele Verzögerungen entstehen nicht während der technischen Arbeit, sondern weil etwas fehlt. Zum Beispiel:

• SMC-B noch nicht freigeschaltet,
• PIN nicht verfügbar,
• Administratorpasswort unbekannt,
• zuständige IT-Person nicht erreichbar,
• Firewall noch nicht vorbereitet,
• Softwarestand unklar.

Eine gute Vorbereitung kann deshalb mehr zur Vermeidung von Ausfallzeit beitragen als jede technische Abkürzung.

Was sollte vor dem Termin bereitliegen?

Der gematik-Leitfaden nennt unter anderem folgende Informationen:

• Administrator-Kennwort des Arbeitsplatzes,
• gegebenenfalls Administratorzugang des Primärsystems,
• Administrator-PIN des Kartenterminals,
• SMC-B und zugehörige PIN,
• bei einer Umstellung Zugangsdaten des bisherigen Konnektors,
• gegebenenfalls Informationen des bisherigen KIM-Anbieters.

Bei größeren Einrichtungen sollten zusätzlich Netzwerk- und Firewallinformationen verfügbar und zuständige IT-Fachpersonen erreichbar sein.

Planen Sie den richtigen Arbeitsplatz ein

Wenn der Installationsrechner vorübergehend nicht genutzt werden kann, sollte er möglichst nicht der einzige zentrale Arbeitsplatz der Einrichtung sein. In einer kleinen Praxis kann beispielsweise ein weniger kritischer Verwaltungsarbeitsplatz sinnvoll sein. In einer größeren Einrichtung kann vorab geklärt werden, welche Mitarbeitenden während des Termins auf andere Arbeitsplätze ausweichen.

Eine halbe Stunde organisatorische Vorbereitung kann einen deutlich größeren Effekt haben als eine spätere spontane Umplanung.

Was gilt bei einem Wechsel des KIM-Anbieters?

Wird gleichzeitig mit dem TI-Zugang eine neue KIM-Adresse eingerichtet, sollte der Wechsel besonders sorgfältig geplant werden. Die gematik weist darauf hin, dass eine alte KIM-Adresse vom bisherigen Anbieter deaktiviert werden muss. Damit keine unnötige Kommunikationslücke entsteht, sollten alter und neuer Dienst zeitlich aufeinander abgestimmt werden. Klären Sie außerdem:

• Welche Kommunikationspartner kennen die bisherige Adresse?
• Wird eine neue Adresse im Verzeichnisdienst eingetragen?
• Müssen interne Vorlagen oder Kontaktdaten angepasst werden?

So wird aus einer technischen Umstellung kein organisatorisches Kommunikationsproblem.

Wie lange dauert eine TI-Einrichtung?

Eine pauschale Dauer lässt sich seriös nicht für jede Einrichtung nennen. Ein einzelner Standort mit standardisierter Umgebung ist etwas anderes als eine größere Organisation mit:

• mehreren Standorten,
• mehreren Kartenterminals,
• komplexer Firewall,
• mehreren Fachsystemen,
• unterschiedlichen IT-Verantwortlichen.

Anbieter sollten deshalb vorab einen Praxis- beziehungsweise Infrastruktur-Check durchführen. Auch TI4HEALTH beschreibt für den eigenen Praxis-Check, dass Dauer und Aufwand von der Größe der medizinischen Institution abhängen.

Fünf Schritte für möglichst wenig Unterbrechung

1. Voraussetzungen vorab prüfen

Karten, Software, Netzwerk und Kartenterminal vollständig erfassen.

2. Installationsfenster bewusst wählen

Nicht unbedingt während der höchsten Auslastung.

3. Alternative Arbeitsplätze planen

Der Installations-PC kann zeitweise blockiert sein.

4. Zuständige Personen verfügbar halten

Praxisleitung, Administrator oder externe IT bei Bedarf erreichbar machen.

5. Nach der Einrichtung testen

Nicht nur prüfen, ob eine Verbindung besteht. Testen Sie die Anwendungen, die Sie tatsächlich benötigen. Beispielsweise:

• KIM senden und empfangen,
• Kartenterminal,
• ePA-Zugriff, sofern relevant,
• weitere benötigte TI-Anwendungen.

Fazit: „Ohne Ausfall“ beginnt mit realistischer Planung

Eine moderne TI-Einrichtung muss nicht bedeuten, dass eine Praxis oder Einrichtung einen ganzen Tag stillsteht. Fernwartung und zentral betriebene TI-Komponenten können die Einführung deutlich vereinfachen. Ganz ohne mögliche Einschränkungen lässt sich eine Inbetriebnahme jedoch nicht seriös garantieren. Die bessere Erwartung lautet deshalb: so vorbereiten, dass der laufende Betrieb möglichst wenig betroffen ist.

Wenn Karten, Zugangsdaten, Netzwerk, Ansprechpartner und Arbeitsplätze vorher geklärt sind, kann die eigentliche technische Umstellung deutlich strukturierter ablaufen.

Quellen und weiterführende Informationen

• gematik: TI-Gateway
• gematik: Leitfaden zur Implementierung des TI-Gateways (PDF)

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